- Facilite o armazenamento – Para os empresários que utilizam notas fiscais em papel, é essencial categorizá-las por tipo e data, dividindo-as em caixas de entrada e saída. Quem optar pela versão eletrônica do documento pode organizar do mesmo modo no computador, de preferência em uma pasta dedicada a isso. Ferramentas que armazenam conteúdo na nuvem também são uma boa opção para que as notas sejam salvas com maior praticidade. Vale ressaltar que preencher uma nota fiscal em papel requer mais tempo e espaço físico para arquivar os documentos pelo período determinado em lei. A emissão da nota fiscal eletrônica (NFe) torna o processo mais rápido e ágil, reduzindo a carga de trabalho e custos relacionados ao armazenamento.
- Crie uma rotina – Todo o processo de preenchimento, emissão e armazenamento de notas fiscais é similar. Criar uma rotina permite estabelecer padrões e modelos que facilitam a realização desta tarefa. A sugestão é que as atividades semelhantes sejam agrupadas e realizadas sempre pelo mesmo grupo de pessoas, evitando os erros no preenchimento e execução do processo. Desse modo, a tendência é que o tempo gasto com a emissão das notas seja reduzido.
- Atenção e revisão são necessárias – As informações transmitidas via notas fiscais são destinadas aos órgãos de controle de cada Estado. Por isso, o preenchimento deve ser feito com o máximo de atenção, evitando erros desnecessários. Datas de vencimento, valores, dados das pessoas físicas e jurídicas apontadas nos registros e datas de emissão das notas são pontos sensíveis para falhas e devem ser revisados com cautela. Uma checagem frequente ajuda a evitar fraudes, retrabalhos e excesso de correções.
4. Softwares de gestão podem ajudar – a emissão de notas fiscais é um desafio constante tanto para empresas de grande porte quanto para as pequenas e médias. A tecnologia é uma forte aliada para que esse cenário seja suavizado, sobretudo em negócios que contam com a equipe reduzida. O uso de um software para gerenciamento e emissão das notas permite ter os documentos sempre organizados e acessíveis, em um único local. Um emissor deste tipo também pode auxiliar no registro dos dados de fornecedores e clientes, facilitando o preenchimento das notas, além de calcular automaticamente os tributos em cada compra.